Imagine que a sua empresa precisa lançar um produto em alguns dias, mas acontecem imprevistos e confusões ao longo do processo que acabam atrasando esse lançamento. Infelizmente, isso acabará prejudicando o lucro e até mesmo a imagem da sua empresa.
Se você ou sua empresa está passando por isso, calma, não precisa se desesperar! Saiba que há uma ferramenta criada especialmente para lhe ajudar a criar um planejamento eficiente capaz de agilizar os processos da empresa.
O 5W2H é uma ferramenta japonesa antiga, que facilita a vida de muitos profissionais e organizações ao redor do mundo inteiro. Se você ainda não sabe como ela funciona e quais são os benefícios de usá-la, continue lendo pois reunimos aqui tudo o que você precisa saber para criar planejamentos melhores!
O que é o 5W2H e como surgiu?
Esta ferramenta é composta por um conjunto de questões que devem ser respondidas com o propósito de encontrar soluções capazes de auxiliar na criação de planos de ações mais eficientes. Ou seja, a ferramenta 5W2H ajuda a definir tarefas que irão ajudar a atingir os objetivos.
Embora não haja clareza a respeito de quem a criou, estudos apontam que a ferramenta tenha sido desenvolvida durante a época de implementação do Toyotismo (Sistema Toyota de Produção), após a visita aos Estados Unidos feita pelos especialistas japoneses Eiji Toyoda e Taiichi Ohno.
O que são os 5W e os 2H no nome da ferramenta?
Para quem não conhece o termo, o nome da ferramenta pode assustar de início. Mas, calma! Ela não é nenhum bicho de 7 cabeças e pode trazer muitas vantagens para a sua empresa após a implementação.
Para acabar de vez com a confusão, saiba que o nome vem das iniciais de cada uma das etapas em inglês, e são elas:
- What: o que precisa ser feito?
- Why: por que precisa ser feito?
- Who: quem deve fazer?
- Where: onde será feito/implementado?
- When: quando precisa ser feito?
- How: como será feito?
- How much: quanto será o custo?
Mesmo que pareçam simples, essas perguntas são essenciais para lhe ajudar a criar o melhor planejamento para a sua empresa, um que consiga auxiliar o raciocínio das equipes, além de aumentar a produtividade e os lucros.
Como implementar a 5W2H em sua empresa
Agora que você já sabe o que significa e como funciona cada uma das etapas, se torna muito simples implementar ela em sua empresa. Para isso, basta ter um objetivo que precisa ser planejado e dividido em categorias específicas.
Com o objetivo já claro em sua mente, separe um momento para analisar todas as etapas que serão necessárias para a conclusão do mesmo. É importante saber também os prazos e os custos do projeto.
A criação do 5W2H pode ser feita em qualquer lugar, sem precisar de um software específico para isso. Você pode criar o seu planejamento em uma simples folha de papel ou até mesmo em uma planilha digital. Não há maneira certa ou errada, mas é recomendado escolher a que lhe traz mais praticidade.
Ainda resta alguma dúvida sobre como criar um? Então confira os exemplos abaixo e tenha uma visão mais clara sobre como montar o seu planejamento 5W2H:
Exemplo 1) Criar um website em 10 dias para a empresa fazer vendas online.
- What: Criar um website
- Why: Fazer vendas online
- Where: Na internet/online
- When: Em 10 dias
- Who: Webdesigner contrato pela empresa
- How: Através da contratação de um profissional capacitado
- How much: Valor do trabalho. Ex.: R$ 5.000,00
Exemplo 2) Criar planejamento da viagem em família para Maceió.
- What: Planejar uma viagem em família
- Why: Conseguir organizar todas as etapas de uma viagem
- Where: Em Maceió
- When: Data da viagem. Ex.: De 01/01/22 a 05/01/22
- Who: Todos os membros da família
- How: Organizar e separar dinheiro para a viagem. Comprar as passagens e as diárias do hotel
- How much: Valor da viagem. Ex.: R$ 7.000,00
As vantagens de fazer uso da ferramenta 5W2H
Agora que você já sabe o que é e como funciona essa ferramenta, chegou o momento de descobrir as melhores vantagens de implementar a 5W2H em sua empresa ou em sua vida pessoal. Algumas das mais importantes são:
- Fácil flexibilidade, se adapta em qualquer tipo de projeto
- Ajuda no controle de tarefas
- Aumento da produtividade de seus colaboradores
- Facilita o raciocínio das equipes, evitando confusões ou desentendimentos
- Garante uma maior clareza de cada etapa necessária para execução do projeto
- Otimiza o tempo da empresa
- Ajuda a usar melhor os recursos da empresa, diminuindo os seus gastos
Quando a 5W2H deve ou não ser utilizada
Por ser criada para aprimorar planejamentos, esta ferramenta não tem um momento certo para ser posta em prática já que seu uso pode funcionar em diversas situações, sejam elas dentro de empresas grandes ou pequenas. Além disso, essa ferramenta também pode se tornar a sua melhor amiga e lhe ajudar a organizar melhor a sua vida pessoal.
Se você ainda estiver em dúvida sobre o uso dela, saiba que a ferramenta pode fazer uma grande diferença em planejamentos de: manutenção de máquinas, trazer mais lucro para a empresa, lançamento de novos produtos, etc.
Ou seja, qualquer atividade que precise de um planejamento, a ferramenta 5W2H funcionará perfeitamente.
Conclusão
Criada por especialistas japoneses durante a implementação do Sistema Toyota de Produção, o 5W2H é uma ferramenta capaz de ajudar na criação de planejamentos mais eficazes e que tragam mais resultados. A ferramenta é composta por 7 perguntas-chave, que são: what (o quê?), why (por que?), where (onde?), when (quando?), who (quem?), how (como?) e how much (quanto?).
Por ter alta flexibilidade, a ferramenta pode ser usada em diversos segmentos e para diferentes objetivos, tanto em sua vida profissional quanto pessoal.
Alguns dos benefícios mais comuns do uso dela são: aumento da produtividade, otimização do tempo gasto, diminuição de custos e um maior controle de tarefas. Para criar um planejamento da forma certa usando esta ferramenta, é importante saber quais serão os prazos, custos e todas as etapas necessárias para a conclusão do objetivo.
