Kaizen: O Que é, Para Que Serve e Como Implementar

Certo, que o Japão é um dos maiores pioneiros quando se trata de criar estratégias e ferramentas para aumentar a produtividade todo mundo já entendeu. Nos dias de hoje, seja dentro ou fora das empresas, quase todos os valores, lemas ou métodos que visam criar um ambiente com taxas altas de produção (e com custos menores) tiverem origem no país asiático.

Ainda não acredita? Basta lembrar do Sistema Toyota de Produção, Programa 5S, Kanban e, claro, o famoso Kaizen.

Se você ainda não conhece ele, não se preocupe. Hoje iremos lhe explicar tudo sobre essa sabedoria japonesa capaz de garantir uma melhoria contínua e como implementá-la em qualquer empresa ou projeto.

O que é o método Kaizen?

O Kaizen é um termo originário do Japão, e significa “melhoria contínua”. Ele surgiu no meio industrial, mais precisamente após a Segunda Guerra Mundial.

Na época, as empresas japonesas usavam práticas para garantir uma melhora de seus serviços e produtos, destacando-se de seus concorrentes. Hoje em dia o kaizen é usado em todos os quatro cantos do mundo e ajuda milhares de empresas (e profissionais) para alavancar a produtividade de seus processos.

Embora seja uma filosofia que foi usada por várias pessoas e sofreu alterações em seu uso ao longo do ano, o professor Masaaki Imai é considerado por todos como o “pai do Kaizen”. Imai também escreveu um dos livros mais importantes sobre o tema (o “Kaizen – The Secret to Japan’s Competitive Success”) e se tornou fundador do Kaizen Institute, onde ensina as práticas do movimento para centenas de interessados.

Para que serve o Kaizen?

Como explicado acima, o lema do kaizen é uma “melhoria contínua” ou “mudanças para o melhor”. O professor Masaaki Imai acredita que tudo e todos podem sempre progredir, afirmando também que “todos” é melhor do que “eu”.

Ou seja, que o coletivo é muito mais importante do que o individual e que ações que prezam as equipes como um todo devem ser incentivadas com frequência. 

Quando se trata de relacionar o kaizen com o meio empresarial, o método é sinônimo de aumento da produtividade, motivação e redução de custos sem complicações. Como resultado, também é possível notar um aumento dos lucros e da satisfação dos clientes.

O que é preciso para implementar o Kaizen?

Além do professor Masaaki Imai, o Dr. W. Edwards Deming também recebe créditos pela expansão do kaizen. Em seu livro “Out of the Crisis”, Deming explica de forma mais detalhada como a filosofia pode ser aplicada.

Algumas das “regras” que precisam ser seguidas para a implementação do kaizen são:

• Focar primeiramente em trazer qualidade ao produto
• Ofereça treinamentos aos colaboradores com frequência
• Permita que áreas diferentes dos processos produtivos da empresa possam ter contato entre elas
• Incentive o auto aperfeiçoamento dentro dos membros da equipe
• Tenha uma liderança capaz de supervisionar colaboradores e máquinas, ajudando a ter um resultado melhor

Além das “regras” acima, é preciso manter em mente algumas dicas básicas para que o uso do kaizen seja de fato proveitoso, como:

• Entenda que não existe perfeição total. Embora a filosofia tenha sim o seu foco em ser cada vez melhor, o kaizen está longe de criar mentiras sobre uma “empresa perfeita”. Por isso, é importante entender que não é possível ser 100% perfeito, mas a sua empresa é sim capaz de buscar novas melhorias e aprimorações

• Sempre que encontrar um erro, procure corrigir ele o mais rápido possível. Dessa forma você ou sua empresa estará garantindo a melhoria contínua com mais praticidade

• Tenha uma prática sempre questionar métodos e ações, garantindo que as posturas tomadas de fato agregam valores à empresa

• Não se prenda ao passado e procure sempre estar buscando inovações

Como implementar o Kaizen em empresas?

Certo, você já entendeu todas as informações importantes sobre a filosofia kaizen, mas como implementar ela na prática? Dentro de uma empresa, o método irá adquirir faces diferentes para cada um dos círculos, sendo:

1) Kaizen para pessoas

O tipo de kaizen voltado para pessoas é indicado para estimular a motivação em procurar fazer sempre o melhor por parte dos membros da empresa de forma individual. Vale ressaltar que esse tipo deve ser feito em todas as esferas da empresa, desde os menores colaboradores até mesmo os profissionais por trás da liderança.

2) Kaizen para grupos

O tipo de kaizen para grupos prevê que a motivação da equipe como um todo implica diretamente na procura por uma melhoria contínua da empresa. Esses grupos são formados por todos os membros da empresa e precisam ter um líder capacitado para informar sobre o estado dos processos. 

É nesse tipo de kaizen que haverá a necessidade de analisar a situação da empresa e propor o uso de uma de métodos de produtividade, como PDCA e 5W2H.

3) Kaizen para administração

O tipo de kaizen para administração é a versão voltada para a implementação e acompanhamento da filosofia da empresa, transformando as práticas do kaizen em padrões dentro da empresa. É importante também garantir que todos os membros da organização estão seguindo o kaizen com disciplina pois, caso contrário, ele não terá efeitos. Se os colaboradores não estão acompanhando essa mudança, é preciso oferecer ajuda e treinamentos.

Quais os benefícios de implementar o Kaizen?

Com o objetivo de garantir uma melhoria contínua, a filosofia kaizen é capaz de oferecer inúmeras vantagens para as empresas (e também para a sua vida pessoal) em longo prazo.

Alguns dos benefícios mais comuns de encontrar após a implementação do kaizen são:

• Aumento da qualidade de produtos e/ou serviços oferecidos
• Redução significativa de custos ou prejuízos sofridos pela empresa
• Imenso aumento na satisfação dos clientes
• Aumento da motivação dos colaboradores, resultando então em um aumento da produtividade da empresa
• Aumento de lucros

Conclusão

Com o seu surgimento após a Segunda Guerra Mundial, o método kaizen veio com o intuito de garantir uma melhoria contínua para todos que o utilizarem. O mesmo é possível ser obtido não apenas na vida pessoal, como também dentro de organizações.

Quanto se trata de um cenário empresarial, a filosofia kaizen garante um aumento dos lucros, da produtividade, satisfação de clientes, qualidade de produtos ou serviços e na motivação de toda a equipe.

Para implementá-lo, é preciso entender que o kaizen irá se comportar diferente em cada esfera, dividido em: para pessoas, para grupos e para administração. Inseri-lo não é complicado, bastando apenas seguir as regras básicas de cada esfera.

Você já conhecia essa filosofia antiga sobre melhoria contínua? Conte mais sobre as suas experiências nos comentários abaixo!